Perkembangan teknologi yang menggunakan komputer untuk pengelolaan data saat ini sangatlah pesat di beberapa dekade terakhir ini. Dengan kehandalan teknologi tersebut, para pengguna mendapatkan banyak keuntungan darinya, baik itu dari sisi kecepatan (speed), ukuran (size), dan penghematan biaya (cost). Meskipun demikian, mekanisme pengelolaan data yang canggih pada saat ini, dulunya pernah melalui era di mana sistem berkas (file-based system) digunakan, sebelum menggunakan sistem basis data seperti pada saat sekarang. Sistem tersebut kurang elegan dan membutuhkan biaya yang banyak.
Artikel kali ini akan membahas tentang perkembangan sistem data, yang dimulai dengan membahas apa itu sistem berkas, dan apa saja kekurangannya. Selanjutnya akan dibahas pula bagaimana pendekatan menggunakan basis data, apa peran basis data dalam bisnis, serta pengertian apa itu data, dan apa bedanya dengan informasi.
Sistem Berkas
Secara teori, gagasan awal tentang bagaimana menyimpan data ke dalam komputer adalah menyimpannya ke dalam sebuah file yang sifatnya permanen. Sebuah perusahaan memiliki sejumlah aplikasi, yang masing-masing didesain untuk memanipulasi file-file data tersebut. Adapun aplikasi tersebut dibuat berdasarkan permintaan pengguna di perusahaan. Dengan demikian, semakin banyak permintaan kebutuhan maka akan semakin banyak pula aplikasi-aplikasi baru yang akan dibuat. Sistem seperti ini disebut dengan sistem berkas.
Sebagai contoh misalkan di sebuah bank yang masih bersifat tradisional di mana menggunakan sistem berkas seperti tampak pada Gambar 1
Jika kita perhatikan Gambar 1, maka terlihat bahwa beberapa divisi/bagian di bank tersebut. Dalam contoh tersebut ada divisi personalia (personal dept), divisi pengelolaan rekening nasabah (account), dan divisi pinjaman (loan). Di masing-masing divisi memiliki aplikasi-aplikasi sendiri yang tidak terintegrasi satu dengan lainnya, disebabkan data tersimpan pada sistem berkas yang terpisah-pisah. Adapun apabila diinginkan laporan data yang melibatkan beberapa sistem berkas yang berbeda, maka akan diperlukan beberapa aplikasi lagi yang memproses data-data tersebut. Tentu saja hal ini tidak efektif dan efisien.
Kekurangan Sistem Berkas
Berdasarkan ilustrasi/contoh di atas dapat kita lihat beberapa kekurangan dari sistem berkas, yaitu:
Redundansi Data
Dengan sistem berkas seperti itu, seringkali file data dan aplikasi dikembangkan oleh beberapa programmer yang berbeda-beda, disebabkan kebutuhan aplikasinya yang banyak dari beberapa divisi. Hal ini dapat mengakibatkan redundansi data, di mana sangat dimungkinkan ada data yang berulang di sistem berkas yang ada di beberapa divisi. Sehingga apabila akan dilakukan update data, maka hal ini akan merepotkan. Secara umum, beberapa hal ini merupakan akibat dari redundansi data:
- Ketidakkonsistenan data
- Ketidakkonsistenan format data
- Adanya data berulang yang disimpan di beberapa sistem berkas
Isolasi Data
Dengan keberadaan data yang terdapat di beberapa sistem berkas, akan menyulitkan untuk mengatur pengelolaan filenya di dalam aplikasi. Sebagai contoh, misalkan ada data yang sedang dilakukan update, padahal data itu sedang dipakai untuk proses lain di aplikasi yang lain. Di dalam sistem berkas, mekanisme untuk menentukan kapan dan bagaimana keberadaan data bisa siap digunakan oleh aplikasi atau beberapa aplikasi yang berbeda (isolasi data), akan sangat merepotkan.
Permasalahan Integritas Data
Integritas data terkait dengan jaminan bahwa data yang tersimpan dan dikelola adalah data yang valid atau tidak, dan juga konsisten atau tidak. Semakin banyak data yang tersimpan dalam sistem berkas yang berbeda-beda, maka jaminan tersebut akan semakin kecil. Besar kemungkinan terjadi ketidakvalidan dan ketidakkonsistenan data.
Keamanan Data
Dengan keberadaan banyak aplikasi yang terpisah, dan banyak sistem berkas di sebuah perusahaan sangat terbuka peluang untuk terjadi pembobolan data. Ditambah lagi dengan pengembangan aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, tanpa ada perancangan sebelumnya, maka hal ini akan membuat para pengembang aplikasi kesulitasn untuk menerapkan batasan atau rule terkait aksesibilitasnya. Hal ini akan memperbesar resiko keamanan data.
Konkurensi Data
Konkurensi data adalah kemampuan sistem pengelolaan data untuk memungkinkan banyak pengguna mengakses data yang sama tanpa mempengaruhi atau mengganggu proses transaksi. Sistem berkas harus mengelola, atau mencegah, konkurensi oleh program aplikasi. Biasanya, dalam sistem berkas, ketika aplikasi membuka sebuah file data, file tersebut akan dikunci. Ini berarti tidak ada pengguna lain yang bisa mengakses file tersebut secara bersamaan.
Tidak seperti halnya di sistem berkas, di dalam sistem basis data, konkurensi data dikelola sedemikian rupa sehingga memungkinkan banyak pengguna mengakses data yang sama. Ini adalah sebuah
perbedaan penting antara sistem basis data dengan sistem berkas.
Sistem Basis Data
Dengan melihat banyak kekurangan yang ada di dalam sistem berkas, sehingga dikembangkanlah pendekatan baru dalam pengelolaan data yang disebut basis data. Dengan pendekatan basis data ini, dapat dilakukan penanganan data yang lebih terintegrasi dalam kuantitas yang lebih besar.
Basis data dan segala teknologinya, pada saat ini memegang peranan penting di sebagian besar kehidupan manusia di mana di dalamnya menggunakan sistem komputerisasi, termasuk bidang bisnis, pendidikan, kesehatan dll.
Peran Basis Data dalam Bisnis
Setiap orang menggunakan basis data dalam berbagai cara, bahkan sampai dalam hal menyimpan data keluarga dan temannya. Data-data tersebut bisa jadi hanya disimpan di komputer menggunakan software word-processing, seperti notepad, MS. Word dsb, atau di dalam sebuah spreadsheet, seperti MS. Excel, Google Spreadsheet dll. Meskipun demikian, cara paling baik untuk menyimpan data adalah menggunakan software manajemen basis data. Dengan software yang handal ini, kita tidak hanya dapat menyimpan data, namun juga dapat memanipulasinya, dan mengambil data dalam berbagai cara sesuai yang kita butuhkan.
Bagi sebuah perusahaan, penggunaan basis data merupakan suatu hal yang wajib dilakukan. Basis data akan digunakan untuk menyimpan track record data pelanggan, staff karyawan, produk dan layanan, pesanan atau penjualan, dll. Dengan keberadaan basis data ini akan sangat membantu perusahaan dalam kinerjanya.
Data vs Informasi
Data dan informasi merupakan hal yang saling terkait. Berikut ini beberapa definisi dari data:
- Data adalah fakta-fakta mentah yang mewakili kejadian-kejadian yang berlangsung dalam organisasi/lingkungan fisik sebelum ditata dan diatur ke dalam bentuk yang dapat dipahami
- Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai
- Data adalah fakta, angka, bahkan simbol, yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi
Berdasarkan beberapa definisi data di atas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta mentah, bisa berupa angka, simbol, kejadian yang belum memiliki makna apapun.
Adapun informasi, secara umum adalah hasil pengolahan dari sejumlah data. Hasil pengolahan tersebut bisa memiliki makna atau menambah pengetahuan bagi seseorang. Berikut ini adalah beberapa pendapat tentang definisi informasi:
- Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih bermakna dan berguna bagi manusia
- Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang memakainya
- Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan
Referensi:
- Watt, A. and N. Eng. (2014). Database Design – 2nd Edition. Victoria, B.C.: BCcampus (under a Creative Commons Attribution by 4.0 International License). Retrieved from https://open.umn.edu/opentextbooks/textbooks/354
- Abdul Kadir. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Penerbit Andi
